Celková úroveň EKR/SKKR
Odborné zručnosti
Každá zručnosť má priradenú úroveň podľa osemstupňovej škály EKR/SKKR.
Jednotlivé zručnosti
-
Úroveň 4
dodržiavanie zásad mlčanlivosti a ochrany osobných údajov
Vie uplatniť pravidlá spracúvania osobných údajov podľa GDPR a interných smerníc. Vie používať bezpečné postupy pri ich evidencii, ukladaní a prenose. Dokáže vyhodnotiť podozrenie na incident alebo rizikové spracovanie a podľa stanoveného postupu vec eskaluje zodpovedným osobám (napr. poverenec pre ochranu osobných údajov).
-
Úroveň 4
aplikácia zásad a pravidiel vnútorných organizačných smerníc - normatívnych inštrukcií, vnútorných predpisov a interných noriem
Vie aplikovať požiadavky vnútorných organizačných smerníc, normatívnych inštrukcií a interných predpisov (pracovný poriadok, podpisový a registratúrny poriadok, smernice k ochrane osobných údajov, BOZP a pod.) v každodennej administratívnej praxi. Vie vyhľadať a overiť platnú verziu týchto dokumentov v DMS/intranete, sledovať revízne lehoty a zmeny.
-
Úroveň 4
orientácia v náležitostiach úradnej a obchodnej korešpondencie
Vie vyhotoviť úradnú a obchodnú korešpondenciu v súlade jej náležitosťami: odosielateľ, príjemca, dátum, vec, oslovenie, jadro, záver, podpis, prílohy, kontakty, spisová značka/jednacie číslo. Dokáže zhodnotiť ich úplnosť a primeranosť formálnosti, v prípade potreby vie navrhnúť a vykonať potrebné úpravy.
-
Úroveň 4
ovládanie základných znalostí z predpisov na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ochrany verejného zdravia a požiarnej ochrany; zásad bezpečnej práce a ochrany zdravia pri práci, zásad bezpečného správania na pracovisku a bezpečných pracovných postupov
Vie dodržiavať základné požiadavky BOZP, ochrany verejného zdravia a požiarnej ochrany na kancelárskom pracovisku (ergonómia pri práci s PC, poriadok, elektrická bezpečnosť, evakuačné a požiarne pokyny) v každodennej praxi. Dokáže vyhodnotiť bežné riziká, úrazy a nebezpečné situácie na pracovisku a použiť správne postupy ich hlásenia podľa interných pokynov, vrátane dodržiavania základných hygienických odporúčaní.
-
Úroveň 4
spolupráca na inventarizácii/inventúre majetku príslušného oddelenia
Vie uplatniť štandardné postupy dokladovej a fyzickej inventarizácie majetku podľa interných smerníc a zákona o účtovníctve – dokáže pripraviť podklady (zoznamy majetku, inventárne čísla/etikety) a zaznamenať výsledky do inventúrneho súpisu alebo IS. Vie vyhodnotiť zistené rozdiely (prebytok, manko, škoda, prirodzený úbytok) a vie spracovať inventarizačné zápisy v spolupráci s majetkovou/účtovnou agendou.
-
Úroveň 4
archivácia, zálohovanie a obnova databáz
Vie aplikovať postupy archivácie, zálohovania a obnovy databáz podľa zvolených stratégií (plná, prírastková, diferenčná) a retenčných politík, vrátane pravidla 3-2-1. Dokáže vyhodnotiť konzistenciu, integritu, nastavenie prístupových práv a šifrovania a vie vykonať test obnovy vrátane základnej evidencie výsledkov (RPO/RTO).
-
Úroveň 4
správa príslušnej dokumentácie
Vie aplikovať pravidlá vedenia administratívnej evidencie (napr. dokumenty, korešpondencia, zmluvy, objednávky, majetok) v súlade s internými predpismi. Dokáže zostaviť a priebežne aktualizovať prehľady/registre v IS alebo tabuľkách, vyhodnotiť úplnosť a konzistentnosť údajov a v prípade potreby navrhnúť ich doplnenie alebo úpravu.
-
Úroveň 4
administratívne spracovávanie dokumentácie zahraničných pracovných ciest
Vie spracovať podklady k pracovnej ceste (cestovný príkaz, žiadosť o preddavok, podklady k ubytovaniu a doprave) a pripraviť podklady k jej vyúčtovaniu v súlade s internými predpismi a platnou legislatívou.
-
Úroveň 4
skartácia dokumentov
Vie uplatniť pravidlá skartácie pri vyraďovaní neaktuálnych dokumentov a záznamov podľa registratúrneho poriadku, platnej legislatívy a interných noriem (skartačné kategórie a lehoty A/S/V). Vie vyhotoviť skartačný návrh, zabezpečiť jeho schválenie, realizovať samotnú skartáciu alebo odovzdanie do archívu. Dokáže vypracovať protokol a uskutočniť evidenciu v DMS so zachovaním auditnej stopy a súladu s GDPR.
-
Úroveň 4
spracovávanie databázových/textových súborov, vytváranie tabuliek, grafov a pod.
Vie používať kancelársky softvér pri spracovávaní databázových a textových súborov – filtrovať, triediť a upravovať údaje. Dokáže vyhotoviť prehľadné tabuľky a grafy podľa zadania a spracovať základné informácie potrebné pre reporty.
-
Úroveň 4
evidencia a ukladanie dokumentácie v súlade s registratúrnym poriadkom
Vie evidovať, ukladať a archivovať dokumentáciu v súlade s registratúrnym poriadkom a internými normami, vrátane vedenia registratúrneho denníka. Vie uplatňovať pravidlá životného cyklu dokumentu (vznik, schválenie, verzovanie, uchovávanie, skartácia) tak, aby boli dokumenty správne označené, dohľadateľné a v súlade s GDPR. Vie uplatniť princípy a postupy transformácie hodnoverných registratúrnych záznamov.
-
Úroveň 4
zadávanie údajov do Informačného systému evidovania elektronických dokumentov (DMS)
Vie zadávať a registrovať dokumenty v DMS a v cloudových úložiskách, doplniť metadáta, nastaviť verzovanie a prístupové práva v súlade s registratúrnym poriadkom. Dokáže vyhľadávať a realizovať kontrolu dokumentov tak, aby bola zachovaná auditná stopa a súlad s požiadavkami GDPR, e-podpisu/časovej pečiatky a e-podateľne/e-schránky. Vie uplatniť princípy a postupy transformácie hodnoverných registratúrnych záznamov.
-
Úroveň 4
dodržiavanie normalizovanej úpravy a jazykovej kultúry úradnej korenšpondencie
Vie dodržiavať normalizovanú úpravu písomností podľa príslušných noriem a interných smerníc (náležitosti listu, poradie údajov, členenie, typografia). Dokáže používať desaťprstovú hmatovú metódu pri písaní a formálnej úprave textu. Vie uplatniť zásady jazykovej kultúry: spisovný jazyk, vecnosť, zrozumiteľnosť, zdvorilosť a primeranú mieru formálnosti. Vie dodržať terminologickú a formálnu jednotnosť celej korešpondencie, vrátane elektronickej.
-
Úroveň 4
vyhotovovanie podnikových písomností
Vie vyhotoviť podnikové a interné písomnosti (oznamy, pozvánky, zápisnice, smernice, správy, bulletiny a pod.) so zohľadnením cieľa, adresáta a komunikačného kanála. Vie dodržať pravidlá vizuálnej a jazykovej identity, právne a interné predpisy, jazykovú/typografickú správnosť a vie vyhotoviť vhodnú elektronickú podobu dokumentov (napr. PDF/PDF-A, metadáta, verzovanie, e-podpis). Vie používať základné nástroje umelej inteligencie pre administratívnu prácu.
-
Úroveň 4
komunikácia a spolupráca s ďalšími útvarmi organizácie, externými organizáciami, dodávateľmi a zákazníkmi
Vie efektívne koordinovať a vymieňať si informácie medzi rôznymi internými útvarmi, externými partnermi, dodávateľmi, zákazníkmi, úradmi a ďalšími inštitúciami, pričom dokáže vybrať a použiť vhodný komunikačný kanál podľa adresáta, účelu a naliehavosti. Vie uplatniť zásady profesionálnej komunikácie (vecnosť, štruktúra, zdvorilosť, spätná väzba, evidencia) a zabezpečiť zrozumiteľnosť, úplnosť a dohľadateľnosť odovzdaných podkladov.
-
Úroveň 4
zabezpečovanie kancelárskych potrieb, pracovných pomôcok a zariadení
Vie dodržiavať postupy zabezpečovania kancelárskych potrieb, pracovných pomôcok a zariadení: zaznamenať požiadavky, objednávky a evidenciu vydaných položiek podľa interných pravidiel. Dokáže monitorovať a vyhodnotiť zásoby a frekvenciu spotreby a navrhnúť optimálne dopĺňanie tak, aby bol zabezpečený plynulý chod pracoviska.
-
Úroveň 4
ústna a písomná komunikácia v cudzom jazyku
Vie aplikovať jazykové a formálne štandardy pri ústnej a písomnej komunikácii v cudzom jazyku (štandardné obraty, zdvorilostné formuly, adresné formy) s ohľadom na kultúrne normy partnera. Dokáže spracovať, revidovať a terminologicky zosúladiť texty so schválenou terminológiou organizácie a jazykovou identitou; pri viacjazyčnej komunikácii vie zabezpečiť významovú ekvivalenciu a konzistentnosť naprieč verziami.
-
Úroveň 4
obsluha kancelárskej, výpočtovej a komunikačnej techniky
Vie používať a obsluhovať kancelársku techniku: počítače, multifunkčné tlačiarne (laserové, atramentové, termosublimačné), skenery na digitalizáciu dokumentov a obrázkov, kopírky, telefónne ústredne a príbuzné zariadenia. Vie nastaviť základné parametre pre tlač/sken, prenos, smerovanie hovorov, dokáže riešiť bežné poruchy a pri práci vie dodržiavať ergonomické, bezpečnostné a dátovo-ochranné pravidlá.